Ring nu

44 32 66 12

Modul 6: Journalisering

4. september, 2026

I dette modul bliver du introduceret til journalisering og dokumentation i Klar Til Start. Du vil blive præsenteret for de forskellige former for rapporter og skemaer, samt hvordan du med fordel kan udfylde disse. 

KLAR TIL START bygger på et fundament af respekt, ressourcetænkning og anerkendelse, hvilket også skal komme til udtryk i vores dokumentationsmateriale. Kandidaten og forløbet skal beskrives korrekt, men på en måde, der er respektfuld og anerkender kandidaten for dennes person, udvikling, styrker og udfordringer.

Som vejleder skal du beskrive kandidaten og dennes forløb, men du skal ikke sagsbehandle. Forskellen ligger i, at du skal give information, beskrivelser og vurderinger af kandidaten, som en sagsbehandler kan anvende i sit arbejde. Jo bedre din dokumentation er, jo bedre grundlag har sagsbehandleren.

Du skal være opmærksom på dit sprog, når du skriver rapporter og notater. Dit sprog skal være konkret, objektivt og så præcist som muligt. Undgå derfor ord som ofte, tit og sjældent, og erstat dem med præcise beskrivelser. Forskellen kan ses i dette eksempel:

  • ”[Kandidaten] kommer ofte lidt for sent”
  • ”[Kandidaten] kommer mellem 5-15 minutter for sent om morgenen. [Kandidaten] kommer for sent i gennemsnit 4 vagter på en måned, jf. fraværsrapporten”
  • ”[Kandidaten] er ofte syg”
  • ”[Kandidaten] har i maj måned meldt sig syg hver fredag med ondt i maven”

 

Brug de dokumentationsredskaber, som du har, til at gøre din beskrivelse konkret. Har du brug for sparring, støtte eller hjælp, så er du altid velkommen til at kontakte KTS-sekretariatet.

Skemaer og værktøjer til dokumentation

Logbog

I UnoIT findes værktøjet ”Logbog”, der bruges til løbende at skrive notater om kandidaten og dennes forløb. Det er dels for vejlederens egen skyld, så vejlederen kan samle notater og viden et sted og læse dem igennem, når der skal udarbejdes en rapport. Men det er ligeledes for at sikre, at viden om kandidaten forløb er samlet, hvis vejlederen har ferie, behov for sparring eller skifter kandidater. I KTS anbefaler vi, at man laver et notat minimum en gang ugentligt.

Du lavet et logbogsnotat ved at trykke på ”Logbog” i menuen til venstre, og derefter trykke på ”Nyt indlæg” og vælge ”Nyt indlæg” i rullemenuen (se billedet til højre)

Fraværsregistrering

Som vejleder har du ansvaret for at registrere kandidatens fremmøde og fravær. I UnoIT er der et værktøj, ”Fravær”, som du skal bruge til dette. I modulet “UnoIT” er der en guide til værktøjet, samt hvordan det fungerer. 

I Klar Til Start opfordrer vi til, at man registrerer fravær dagligt, så man ikke glemmer det. Hvis man ikke registrerer noget, så vil systemet automatisk registrere det som “fremmødt”. 

UnoIT kan lave en rapport til dig over kandidatens fravær og tilstedeværelse. Den skal vedhæftes statusrapporterne. Du få rapporten ved at trykke på “Eksporter” i øverste højre hjørne (se billedet).

Progressionsskema

I løbet af et Klar Til Start-forløb skal du udfylde et progressionsskema. Det første skema skal udfyldes i starten af forløbet, og derefter hvert 3. mdr..

Skemaet har oplistet en række af arbejdsopgaver, der er tilpasset den type af virksomhed, som kandidaten er tilknyttet. Skemaet finder du på UnoIT under ”Journal” og ”Nyt dokument”. Hvis der mangler et skema, der er tilpasset din kandidats type af virksomhed, så kontakt KTS-sekretariatet.

Som vejleder skal du vurdere kandidatens kompetencer ud fra T-TAP, der opstiller følgende muligheder: 

  • Kender ikke opgaven
  • Set, men ikke afprøvet opgaven
  • Kan med assistancen
  • Kan med introduktion
  • Kan selvstændigt udføre opgaven

 

Under hver opgave skal du kommentere eller notere relevant information. F.eks. hvilken assistance, der er brug for før at kandidaten kan udføre opgaven. 

Trivselsmåling og -samtale

I Klar Til Start er trivsel centralt, da kandidater, der trives, får de bedste forløb. Vi skelner mellem trivselsmåling og trivselssamtale.

I KTS anvender vi WHOs trivselsindeks til at måle kandidatens trivsel. Det består af fem spørgsmål, og den kan anvendes som et mål for personers generelle trivsel og velbefindende. Du finder skemaet på UnoIT under ”Trivsel”, hvor du også skal registrere besvarelsen.

Foruden trivselsmålingen skal man som vejleder også afholde trivselssamtaler. Samtalen er et vigtigt redskab for Klar Til Start-vejlederen. Både til at monitorere, hvordan kandidaten har det, og om der eventuelt er specifikke emner, der skal arbejdes med udvikling af for at sikre kandidatens trivsel. Trivselssamtalen kan også være et godt redskab til at skabe en tillidsfuld relation mellem kandidat og vejleder. 

Vi har tre gode råd til trivselssamtalen: 

  1. Skab ro og overblik ved at rammesætte samtalen. Vær tydelig omkring rammerne for samtalen, så kandidaten ved, hvad han/hun kan forvente. Du kan med fordel tage udgangspunkt i De 10 H’er. Derudover er det en gode ide at fortælle, at samtalen er aftalt med lederen, så evt. faste opgaver kan vente til efter samtalen.
  2. Skab tillid. Vær nærværende, lyttende og nysgerrig over for kandidaten. Spørg direkte og konkret ind, og forvent konkrete og ærlige svar. 
  3. Tænk over dit kropssprog, stemmeføring samt omgivelserne for samtalen. Vær opmærksom på dig selv i samtalen, og hvilke signaler, som du sender. Vælg med fordel et afsides sted, hvor der ikke er andre eller forstyrrende elementer. Hvordan du holder samtalen er op til dig, så du kan også gøre det på en gåtur. 

På webdrevet på UnoIT finder du en samtaleguide, der indeholder spørgsmål mm., som du kan tage udgangspunkt i til trivselssamtalen.

Rapporter

I Klar Til Start har tre typer af rapporter, som vi udarbejder i forbindelse med en kandidats forløb: observationsrapport, statusrapport og afsluttende rapport.

Observationsrapport

Statusrapport

Afsluttende rapport

Observationsfasen

Udviklingsfasen

Udviklingsfasen

1 gang

3 gange (hver 12. uge)

1 gang

 

De tre rapporttyper udarbejdes i UnoIT, hvor de ligger som skabeloner. Du finder skabelonerne ved at vælge kandidaten, derefter trykke på ”Journaler” i menuen til venstre og vælge ”Nyt dokument”.

Observationsrapport

Ved afslutningen af observationsfasen skal der udarbejdes en observationsrapport. Denne rapport danner udgangspunktet for afklaringsmødet, hvor der tages stilling til kandidatens forløb. Skabelonen til rapporten ligger i UnoIT. Du finder den under ”Journal”, ”Nyt dokument” og ”Observationsrapport”.

Skabelonen er bygget op af en række kategorier og spørgsmål, hvortil der er prædefinerede svarmuligheder. Som vejleder skal du vælge den svarmulighed, der passer bedst til kandidaten. Under de prædefinerede svarmuligheder er der er et blåt felt, hvor du skal uddybe svaret. Det er vigtigt, at du uddyber svaret, så rapporten giver det bedst mulige grundlag at vurdere kandidaten på.

Observationsrapporten kommer blandt andet ind på:

  • Mødetid og fremmøde
  • Faglige kompetencer og mål
  • Personlige kompetencer
  • Miljø/omgivelser
  • Eget arbejdsperspektiv
  • Personlige forhold

Statusrapport

I udviklingsfasen skal der udarbejdes en statusrapport hver 12. uge, der giver en status på kandidatens forløb og udvikling. Rapporten kommer ind på:

  • Udviklingsmål og indsatsområder frem mod næste status
  • Arbejdstid
  • Mødestabilitet (her anvendes fraværsrapporten)
  • Praktiske kompetencer
  • Personlige kompetencer

Det er vigtigt, at du noterer i alle felterne i skabelonen. Nogle felter kan virke til at være gentagelser af tidligere besvarelser, og hvis det giver mening, så er det helt fint at kopiere allerede skrevet tekst og sætte ind.

Afsluttende rapport

Denne rapport er bygget op i samme skabelon som statusrapporterne. Det er ikke længere en statusrapport, men en rapport, hvor du samler op på kandidatens forløb. Rapporten skal vise kandidatens udvikling igennem forløbet og den afsluttende status, så kandidatens sagsbehandler kan anvende den til kandidatens sag.